KATA PENGANTAR
Puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta
hidayah kepada kita semua, sehingga berkat Karunia-Nya kami dapat menyelesaikan
makalah softskill ”MANAJEMEN PROYEK & RESIKO”.
Dalam penyusunan makalah ini, kami tidak lupa mengucapkan banyak terimakasih
pada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan makalah ini sehinggga
kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini. Dan tidak lupa juga kami
ucapkan terima kasih kepada Dosen pembimbing yang telah membimbing kami.
Dalam penyusunan makalah ini kami berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat
bagi kami sendiri maupun kepada pembaca umumnya.
Bekasi
, 26 November 2014
Penyusun
Kelompok 1
DAFTAR ISI
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I. Project Cost Manajemen
I. 1 Pengertian Cost dan Project Cost Manajemen
I. 2 Pentingnya Project Cost Manajemen
I. 3 Tahapan Biaya Manajemen Proyek
I. 4 Masalah – Masalah dengan Estimasi Biaya IT
I. 5 Cost Estimation Tools & Techniques
I. 6 Constructive Cost Model ( COCOMO )
I. 7 Cost Control
I. 8 Earned Value Management (EVM)
I. 9 Tipe – Tipe Estimasi Biaya
I. 10 Klasifikasi Biaya Untuk Prediksi Prilaku Biaya
I. 11 Klasifikasi Biaya Untuk Pengambilan Keputusan
BAB II. Project Quality Management
II. 1 Pengertian Kualitas
II. 2 Pengertian Manajemen Kualitas
II. 3 Manajemen Kualitas Proyek
II. 4 Continuous Quality Management
II. 5 Proses Manajemen Model
II. 6 Syarat Penggunaan dalam Quality Manajemen
II. 7 Quality Assurance
II. 8 Total Quality Manajemen
II. 9 Sistem manajemen Kualitas
II. 10 Deskriptif /preskriptif
II. 11 Definisi Sistem
II. 12 Penilaian Terhadap Sistem
II. 13 Teknologi Konstruksi
II. 14 Pentingnya Sistem Manajemen Kualitas
BAB 3
Grup Proses Manajemen Proyek
Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan
antara yang satu dengan yang lainnya. Dan tiap-tiap proses tersebut membentuk
suatu grup proses.
Dalam manajemen proyek terdapat 5 grup proses :
a. Inisisasi yaitu dilakukannya pendefinisian proyek
b. Perencanaan Proyek yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta
merencanakan aktivitas – aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan
proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati.
c. Eksekusi yaitu mengintegrasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam
rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan.
d. Kontrol : mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta
mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah
dibuat sebelumnya.
e. Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang
dihasilkan dari proyek.
Hubungan antara Grup proses dan area Knowledge
Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam
pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu
rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas
knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam
grup proses.
Memilih Metodologi Manajemen Proyek
Sebuah perusahaan vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung
pada keberadaan proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi
apa yang cocok untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih
dalam lagi akan ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan
software atau untuk digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle
(SDLC).
Pengalaman membuktikan, tidak adanya kejelasan metodologi yang jelas yang
digunakan perusahaan akan membuat proyek berjalan tanpa arah dan akan sangat
tergantung dari individu manajer proyeknya. Jika kondisi itu berlangsung pada
proyek yang kompleks dan ditangani oleh manajer proyek yang tidak berpengalaman
maka akan berakhir pada kegagalan proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu
atasan dari manajer proyek, hal tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa
dimonitor apalagi dikontrol.
Memilih metodologi proyek memang bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam
metodologi mulai yang general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun
seperti PMBOK, PRINCE2 maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya
SWEBOK, XP, Scrum yang digunakan pada proyek development software.
Masing-masing metodologi memiliki keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih
begitu saja satu metodologi karena saya percaya tidak ada metodologi yang
"one size fits all."
Kita dapat mengelaborasikan beberapa metodologi dan membuatnya pesifik untuk
perusahaan dengan catatan metodologi tersebut didefinisikan agar sesuai dengan
sifat dari proyek-proyek yang ada dan sebisa mungkin masih dapat disesuaikan
(tailored) sesuai dengan besarnya proyek.Untuk mengelaborasi metodologi,
sebaiknya kita mulai dengan studi beberapa metodologi yang sudah ada. Ada
baiknya kita membuat listing yang lengkap dari metodologi yang yang sudah ada,
mempelajarinya secara high level, kemudian menentukan yang menjadimain
interest, lalu melakukan klasifikasi seperti yang dijelaskan sebuah artikel
"Defining & Classifying Project Management Methodologies."
Berikut ini gambaran level dari klasifikasi metodologi manajemen proyek dari
artikel tersebut.
Ada baiknya perusahaan membuat sebuah referensi metodologi manajemen proyek
pada Level 3 (Organization specific, customized methodology). Yang dibuat
sedemikian rupa sehingga dapat diadaptasi menjadi L4 maupun L5 sesuai kemampuan
manajer proyek.
Sebuah kesimpulan yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita
lihat dari artikel "Methodology Per Project". Menurut penulis artikel
tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu:
roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards,
quality measures dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua
elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya
artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa
dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi.
Lebih jauh lagi, perusahaan seharusnya tidak hanya mendefinikan acuan
metodologi tetapi sebuah common frame of reference yang mencakup
• A common project management model.
• Companywide project management training programs.
• Project management career development.
• Knowledge-sharing activities.
Studi Kasus : JWD Consulting’s Project Management Intranet Case Study : JWD
Consulting’s Project Management Intranet Site kami merangkum bahwa Manajemen
Proyek terdiri dari beberapa proses, sbb:
1.Initiating
2.Planning
3.Executing
4.MonitoringandControlling
5.Closing
1.Initiating
Inisiasi
merupakan tahap pengenalan dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada
tahap ini proyek akan dijalankan dengan benar.
Input : Mengidentifikasikan pihak-pihak yang berkepentingan, menganalisis
kebutuhan yangdiperlukan dalam membangun proyek dan memperkirakan resiko-resiko
yang akan muncul.
Output :
-Project charter terselesaikan dan disepakati.
-Terpilihnya Manajer Proyek
-Teridentifikasinya pihak-pihak yang berkepentingan.- Business case
terselesaikan.
2. Planning
Tujuan utama dari perencenaan proyek adalah untuk memandu pelaksanaan proyek
Input : Berupa output-an dari proses inisiasi sebelumnya.
Output:
- Ditentukannya lingkup proyek
- Adanya kontrak tim
- Adanya WBS
- Scheduled Project terbentuk.
- Adanya daftar dari resiko yg diprioritaskan.
3. Executing
Proses executing proyek diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam
perencanaan proyek terpenuhi
Input:Berupa output dari proses perencanaan (planning).
Output:
- Mengimplementasikan solusi dari masalah-masalah yang ada.
- Mengetahui data performansi kerja dari tim.
- Perencanaan Manajemen Proyek (diperbaharui).
- Terkualifikasinya daftar penjual.
4. Monitoring and Controlling
Adalah pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek
untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dgn rencana awal proyek,
selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal.
Input: Berupa output-an dari proses sebelumnya
Output:
- Adanya recommended corrective actions, preventive actions, dan defect repair.
-Terukurnyaperformansi.
- Terukurnya kontrol kualitas.
- Resolved Issues.
5. Closing
Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan
ataupun produk akhir kita.
Output :
- Final Product, service or result.
- Menutup kontrak.
- Dokumentasi.
Jadi, dari diskusi kelompok, kami menyimpulkan bahwa input dan output dari tiap
proses dalam Case Study : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site ,
ada
Inisiasi Proyek
Inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek
disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin
diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan
permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk
memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan
sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi
telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek
dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga
petunjuk untuk memulai perencanaan.
Dokumen Inisiasi
Merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah
dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek.
Rencana Proyek
Adalah sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen
proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu
dibuat.
Eksekusi Proyek dan Pengawasan Proyek
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap
untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini,
deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas
yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara
kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan
guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek jugapenyelesaian deliverables
sebagai hasil akhir proyek.
BAB 4
Project Integration Management
Integrasi Manajemen Proyek adalah proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa
unsur-unsur berbagai proyek dikoordinasikan secara efektif. Integrasi manajemen
adalah praktek membuat sesuatu di setiap bagian dari proyek ini adalah
terkoordinasi.
Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik.
• Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama
project life cycle berlangsung
• Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi
melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan
• Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak
• Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface
• Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar
elemen-elemen dalam proyek
Proses dan overview Project Integration Management
Sembilan proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu
dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang
komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi
sembilan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini:
• Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar
dapat
dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar
dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan,
perencanaan
lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.
• Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas,
pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan
pengendalian
jadwal.
• Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari
perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian
biaya.
• Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang
dibutuhkan
untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling
efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan
tim
kerja.
• Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk
dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan
disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan
kinerja,danpenyelesaian administratif.
• Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan
pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan
resiko
dan pengendalian penanggulangan resiko.
• Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk
menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan
pengadaan,
perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan
peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan
penyelesaian kontrak.
• Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar
dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik.
Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana
proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan
Kerangka kerja integrasi manajemen proyek. Pengembangan, atribut, dan elemen
umum dari sebuah
rencana proyek .
Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam
sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi sebuah proyek, semakin
mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang
waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap
inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan
dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentukproposal.
Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka
kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu
disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan.
Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas
tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai
proses interaksi yang secara umum terjadi dalammanajemenproyek.
Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuuan, ketrampilan,
sarana dan teknik untuk menjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan
pelaksanaan proyek. Ruang lingkup pengetahuan tentang manajemen proyek (project
management knowledge)meliputi: :
(i) manajemen integrasi proyek, terdiri dari ;
pengembangan perencanaan proyek, pelaksanaan proyek dan kontrol terhadap
perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen
proyek terkoordinasidenganbaik.
(ii) manajemen ruang lingkup proyek ;
Dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu tahap perencanaan, perumusan proyek,
verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang
dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek.
(iii)
manajemen waktu ;
mulai dari merumuskan aktivitas-aktivitas, tahapan aktivitas, perkiraan waktu
yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga kontrol kerja. Manajemen waktu
penting dalam memperkirakan berapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai pada waktunya.
(iv) manajemen biaya ;
meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan besarnya biaya, penganggaran hingga
kontrol pembelanjaan. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek
kepada donor sehingga dalam pelaksanaannya proyek dipastikan selesai sesuai
dengan biaya yang telah dianggarkan.
(v) manajemen mutu ;
dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan kontrol, penetapan standar yang
ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan
bagi pelaksana proyek maupun pihak-pihak lain (stakeholder).
(vi) manajemen sumber daya manusia (SDM) ;
mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena
sebuah tim pelaksana proyek harus terdiri atas manusia-manusia yang memiliki
kemampuan, dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun
komposisi SDM yang efektif bagi pelaksanaan proyek.
(vii) manajemen komunikasi proyek, terdiri atas ;
perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan
aspek administratif lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan
proyek dapat dikelola denganbaik.
(viii)manajemen resiko ;
mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa
kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan kontrol
resiko yang mungkin muncul (butir ini paling jarang dipersiapkan oleh sebagian
besar pelaksana proyek, sehingga ketika muncul krisis tidak mampu menanggapi
dengan cepat dan tepat). Proses ini erat kaitannya dengan identifikasi,
analisis dan respon terhadap resiko yang muncul.
(ix)manajemen pengadaan ;
mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga
segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi
menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksana proyek perlu bantuan dari
pihak luar atau pihak lain, misalnya dari donor, mitra kerja ataupun dari
pemerintah.
Contoh Outline untuk a Software Project Management
Plan (SPMP).
Analisis
Stakeholder dan contohnya.
STAKEHOLDERS ANALYSIS
• Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif),
karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan
1. nama dan organisasi stakeholder
2. peranannya dalam proyek
3. fakta-fakta unik mengenai stakeholder
4. level keterlibatannya dan
5. ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan
stakeholde
Contohnya :
Eksekusi rencana proyek dan ketrampilan
penting yang di butuhkan
1. Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan
dalam project plan
2. Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek
3. Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama
eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilka
4. Mengelola
eksekusi proyek
Keterampilan penting dalam eksekusi
proyek
• Kepemimpinan
• Komunikasi
• Politik
• Kemampuan menggunakan tools dan techniques
1. Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang
cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan
yanag benar
2. Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk
saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan
3. Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam
manajemen proyek
Alat dan teknik eksekusi proyek :
• Metodologi manajemen proyek
• Manajemen proyek sistem informasi
Integrated change control dan process pada proyek TI
INTEGRATED CHANGE CONTROL
• Termasuk
di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama
project life cycle
• Tujuan utama pengendalian perubahan
1. Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka
menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost &
quality).
2. Menentukan apakah perubahan sudah terjadi
3. Mengelola perubahan yang terjadi
KONTROL PERUBAHAN DALAM PROYEK IT
1. Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan tepat
waktu dan tepat biaya.
2. Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal,
serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat.
3. Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses komunikasi dan negosiasi
yang konstan.
4. Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus
membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut.
Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)
SISTEM KONTROL PERUBAHAN
1. Adalah proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana
dokumendokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah
2. Menggambarkan orang yang berwenang untuk¢membuat perubahan dan bagaimana
cara membuat perubahan tersebut
3. Seringkali melibatkan Change Control Board(CCB), manajemen konfigurasi dan
proses untuk mengkomunikasikannya
CHANGE CONTROL BOARD
1. Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung} jawab untuk menyetujui
atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk
mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi
perubahan yang disetujui.
2. Anggota CCB biasanya terdiri} atas stakeholders dari keseluruhan organisasi.
3. Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan
perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus
berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat.
MANAJEMEN KONFIGURASI
1. Cara menjamin bahwa deskripsi dari produk yang dihasilkan sudah benar dan
lengkap
2. Berkonsentrasi pada identifikasi dan mengendalikan karakteristik produk
berdasarkan fungsional dan desain fisik produk
3. Spesialis manajemen konfigurasi bertugas untuk mengidentifikasi dan
mendokumentasikan kebutuhan
4. konfigurasi, mengendalikan perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan,
serta audit produk-produk dalam rangka verifikasi kesesuaiannya dengan
requirement.
Grup Proses Manajemen Proyek
Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan,
tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu group proses.
Dalam manajemen proyek terdapat 5 group proses yaitu :
• Inisiasi Proyek
• Perencanaan Proyek
• Eksekusi Proyek
• Kontrol Proyek
• Penutupan/akhir proyek
Inisiasi Proyek
Pada manajemen proyek, fase inisiasi merupakan batu pijakan penting untuk
memulai sebuah proyek. Dalam fase inilah, tiga poin utama yaitu lingkup
pekerjaan, harga dan jadwal ditentukan. Penentuannya dapat dilakukan
berdasarkan kesepakatan pemilik proyek dan penerima pekerjaan, atau hanya
berdasarkan keputusan pemilik proyek. Di sini, keahlian negosiasi akan berperan
banyak. Biasanya, dalam proyek yang melibatkan pihak pemerintahan, harga dan
jadwal sudah ditentukan berdasarkan penetapan anggaran di tahun yang sedang
berjalan. Oleh karena itu, penerima pekerjaan perlu bernegosiasi untuk masalah
lingkup pekerjaan supaya tidak ada kerugian di kedua belah pihak.
Perencanaan Proyek
Perencanaan adalah sebuah proses yang berulang-ulang : rencana akan ditinjau
secara terus menerus sesuai dengan perkembangan proyek dan sesuai dengan
bertambahnya pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik dari anggota tim.
Perencanaan memang merupakan pekerjaan yang sangat sulit, tetapi harus
dilaksanakan sebagaimana mestinya. Banyak proyek menjadi kacau dikarenakan
tidak adanya perencanaan.
Eksekusi Proyek
Sebuah rencana eksekusi suatu proyek sangat erat kaitannya dengan estimasi
biaya, dimana keduanya saling bergantung dan tidak akan terpenuhi keduanya secara
total jika satu diantara keduanya tidak terselesaikan. Biasanya manager suatu
proyek tidak terikat secara langsung dalam sebuah jadwal yang kompleks dari
sebuah proyek apalagi jika itu adalah sebuah proyek yang berskala besar. Tapi
yang harus disadari seorang manajer proyek harus memastikan bahwa proyek harus
berjalan apapun hambatan yang mungkin dihadapi.
Kontrol Proyek
Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi
adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
Akhir Proyek
Melakukan formalisasi hasil proyek, berupa produk, servis, ataupun hasil khusus
dari proyek
Mengelola proyek terdiri dari pelaksana kegiatan ditetapkan untuk mencapai
tujuan proyek. Kegiatan proyek ini atau proses yang lebih atau kurang sama
untuk hampir semua proyek. Tapi tergantung pada proyek, stres pada setiap
proses akan ditentukan oleh Manajer Proyek dan tim proyek.
Mari kita lihat definisi umum dari proses sebelum masuk ke proses kelompok.
* Proses adalah serangkaian tindakan yang saling terkait & kegiatan yang
dilakukan untuk mencapai produk pra-ditentukan, hasil, atau layanan.
* Setiap proses ditandai dengan input, alat & teknik yang dapat diterapkan,
dan output yang dihasilkan. [1]
Masukan adalah prasyarat atau kriteria entri untuk memulai proses. Output
kriteria keluar atau hasil dari proses yang proses berakhir. Alat & teknik
metode diterapkan pada kriteria entri untuk mencapai hasil yang dibutuhkan.
Output dari satu proses umumnya menjadi masukan untuk proses lain
atau deliverable proyek. Mendefinisikan batas-batas setiap proses memastikan
kontrol yang lebih baik atas seluruh proyek dan tujuan proyek.
Proses manajemen proyek dikelompokkan ke dalam 5 kategori berbeda yang disebut
sebagai Kelompok Proses. Mereka adalah: Memulai, Perencanaan, Pelaksana,
Pemantauan & pengendalian dan Penutupan. Kelompok-kelompok ini proses
memberikan bimbingan dalam menerapkan proyek manajemen pengetahuan dan
keterampilan yang sesuai selama proyek.
• Memulai Kelompok Proses - Proses tersebut dilakukan untuk mendefinisikan
sebuah proyek baru atau sebuah fase baru dari proyek yang sudah ada dengan
memperoleh izin untuk memulai proyek tersebut. Berikut adalah Input, Peralatan
& Teknik, Output (ITTO) dalam bentuk Mind Map untuk Memulai Proses Kelompok
Proses .
• Proses Perencanaan Kelompok - Orang proses yang diperlukan untuk menetapkan
ruang lingkup proyek, menyempurnakan tujuan, dan menentukan tindakan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan bahwa proyek ini dilakukan untuk mencapai.
• Pelaksana Kelompok Proses - Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan
pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi
spesifikasi proyek.
• Monitoring dan Pengendalian Proses Kelompok - Orang-proses yang diperlukan
untuk melacak, review, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek;
mengidentifikasi area di mana perubahan rencana yang diperlukan, dan memulai
perubahan yang sesuai.
• Penutup Proses Kelompok - Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan semua
kegiatan di semua Grup Manajemen Proyek Proses untuk secara resmi menutup
proyek.
Aku menambahkan peta pikiran kelompok proses manajemen proyek dan proses sesuai
PMBOK 4th Edition dalam pos lain - di sini
Setiap salah satu dari kelompok ini proses telah didefinisikan dengan baik interaksi
antara mereka. Juga, kelompok-kelompok ini mirip proses Deming PDCA
(Plan-Do-Check-Act).
Dalam kasus proyek-proyek besar, masing-masing proses proses kelompok dapat
diulang untuk setiap fase bukannya mendefinisikan kelompok proses untuk
keseluruhan proyek. Ini upaya ekstra memberikan kontrol lebih besar atas
proyek.
Catatan tentang Siklus Deming
Edward Deming mengusulkan model yang sangat baik untuk menganalisis proses
bisnis di tahun 1950. Model lingkaran umpan balik Nya dapat dimanfaatkan untuk
proses siklus yang mengambil masukan dari output dari siklus sebelumnya.
* RENCANA: datang dengan komponen proses baru atau diubah untuk meningkatkan
hasil. Secara langsung berhubungan dengan kelompok proses perencanaan dalam
Manajemen Proyek. Entah rencana baru yang dibuat selama awal proyek atau
rencana dimodifikasi & baselined ulang berdasarkan masukan dari proses
proyek lainnya.
* DO: Melaksanakan rencana dan mengukur kinerjanya. Secara langsung berhubungan
dengan kelompok proses eksekusi.
* PERIKSA: Menilai pengukuran dan melaporkan hasilnya kepada pengambil
keputusan. Secara langsung berhubungan dengan pemantauan dan pengendalian
proses kelompok.
* ACT: Menentukan perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan proses. Ini
adalah permintaan perubahan dan perubahan proses output dari pemantauan &
pengendalian proses. Manajer Proyek & tim manajemen meninjau semua
permintaan perubahan / rencana yang dibutuhkan & perubahan proses dan
menyetujui mereka.
